ਏਆਈ ਰਿਸੈਪਸ਼ਨਿਸਟ ਕਿਵੇਂ ਕੰਮ ਕਰਦਾ ਹੈ? ਕਦਮ-ਦਰ-ਕਦਮ ਗਾਈਡ

ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਏਆਈ ਕਾਲ ਆਂਸਰਿੰਗ ਬਾਰੇ ਜਾਣਕਾਰੀ ਇਕੱਠੀ ਕਰ ਰਹੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਪਹਿਲਾ ਸਵਾਲ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਸਭ ਤੋਂ ਅਮਲੀ ਹੁੰਦਾ ਹੈ: ਏਆਈ ਰਿਸੈਪਸ਼ਨਿਸਟ ਅਸਲ ਵਿੱਚ ਕੰਮ ਕਿਵੇਂ ਕਰਦਾ ਹੈ? ਛੋਟਾ ਜਵਾਬ ਇਹ ਹੈ ਕਿ ਵੱਜਦੇ ਫ਼ੋਨ ਅਤੇ ਮਿਸਡ ਕਾਲ ਵਿਚਲੇ ਪਾੜੇ ਨੂੰ ਇਹ ਇੱਕ ਅਸਲ, ਤਰਤੀਬਵਾਰ ਗੱਲਬਾਤ ਨਾਲ ਭਰ ਦਿੰਦਾ ਹੈ। ਹੇਠਾਂ ਕਦਮ-ਦਰ-ਕਦਮ ਦੱਸਿਆ ਗਿਆ ਹੈ ਕਿ ਗਾਹਕ ਦੇ ਤੁਹਾਡਾ ਨੰਬਰ ਮਿਲਾਉਣ ਤੋਂ ਲੈ ਕੇ ਤੁਹਾਡੇ ਫਾਲੋ-ਅੱਪ ਕਰਨ ਤੱਕ ਕੀ ਹੁੰਦਾ ਹੈ, ਅਤੇ ਇਹ ਵੌਇਸਮੇਲ ਜਾਂ ਰਵਾਇਤੀ ਆਂਸਰਿੰਗ ਸਰਵਿਸ ਤੋਂ ਵੱਖਰਾ ਕਿਉਂ ਹੈ।

ਕਦਮ 1: ਤੁਸੀਂ ਆਪਣਾ ਬਿਜ਼ਨਸ ਨੰਬਰ ਫਾਰਵਰਡ ਕਰਦੇ ਹੋ

ਸੈੱਟਅੱਪ ਦੀ ਸ਼ੁਰੂਆਤ ਤੁਹਾਡੇ ਮੌਜੂਦਾ ਫ਼ੋਨ ਨੰਬਰ ਨੂੰ ਏਆਈ ਵੱਲ ਮੋੜਨ ਨਾਲ ਹੁੰਦੀ ਹੈ: ਹਰ ਵੇਲੇ, ਸਿਰਫ਼ ਦਫ਼ਤਰ ਬੰਦ ਹੋਣ ਤੋਂ ਬਾਅਦ, ਜਾਂ ਸਿਰਫ਼ ਉਦੋਂ ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ ਕੁਝ ਘੰਟੀਆਂ ਵਿੱਚ ਫ਼ੋਨ ਨਾ ਚੁੱਕੋ (ਇਸਨੂੰ ਕੰਡੀਸ਼ਨਲ ਕਾਲ ਫਾਰਵਰਡਿੰਗ ਕਹਿੰਦੇ ਹਨ)। ਤੁਹਾਡਾ ਨੰਬਰ ਉਹੀ ਰਹਿੰਦਾ ਹੈ, ਅਤੇ ਕਾਲ ਕਰਨ ਵਾਲਿਆਂ ਲਈ ਕੁਝ ਨਹੀਂ ਬਦਲਦਾ। ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਬਿਜ਼ਨਸ ਆਪਣੇ ਕੈਰੀਅਰ ਜਾਂ ਫ਼ੋਨ ਦੀਆਂ ਸੈਟਿੰਗਾਂ ਤੋਂ ਇਹ ਕੰਮ ਲਗਭਗ ਦੋ ਮਿੰਟਾਂ ਵਿੱਚ ਕਰ ਲੈਂਦੇ ਹਨ।

ਕਦਮ 2: ਏਆਈ ਤੁਹਾਡੇ ਬਿਜ਼ਨਸ ਦੇ ਨਾਮ ਨਾਲ ਤੁਰੰਤ ਜਵਾਬ ਦਿੰਦਾ ਹੈ

ਜਦੋਂ ਕਾਲ ਆਉਂਦੀ ਹੈ, ਏਆਈ ਰਿਸੈਪਸ਼ਨਿਸਟ ਇੱਕ ਸਕਿੰਟ ਤੋਂ ਵੀ ਘੱਟ ਵਿੱਚ ਫ਼ੋਨ ਚੁੱਕ ਲੈਂਦਾ ਹੈ: ਨਾ ਹੋਲਡ ਮਿਊਜ਼ਿਕ, ਨਾ ਵੌਇਸਮੇਲ ਦੀ ਬੀਪ। ਇਹ ਤੁਹਾਡੇ ਬਿਜ਼ਨਸ ਦੇ ਨਾਮ ਅਤੇ ਤੁਹਾਡੇ ਚੁਣੇ ਲਹਿਜੇ ਨਾਲ ਕਾਲਰ ਦਾ ਸਵਾਗਤ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਤਾਂ ਜੋ ਕਾਲਰ ਨੂੰ ਲੱਗੇ ਕਿ ਉਹ ਕਿਸੇ ਆਟੋਮੈਟਿਕ ਮੀਨੂ ਦੀ ਥਾਂ ਅਸਲ ਫਰੰਟ ਡੈਸਕ ਨਾਲ ਗੱਲ ਕਰ ਰਿਹਾ ਹੈ।

ਕਦਮ 3: ਇਹ ਅਸਲ ਗੱਲਬਾਤ ਕਰਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਸਹੀ ਸਵਾਲ ਪੁੱਛਦਾ ਹੈ

ਏਆਈ ਰਿਸੈਪਸ਼ਨਿਸਟ ਦੇ ਕੰਮ ਦਾ ਮੁੱਖ ਹਿੱਸਾ ਇਹੀ ਹੈ। ਮੈਸੇਜ ਰਿਕਾਰਡ ਕਰਨ ਦੀ ਥਾਂ, ਇਹ ਧਿਆਨ ਨਾਲ ਸੁਣਦਾ ਹੈ, ਸਮਝਦਾ ਹੈ ਕਿ ਕਾਲਰ ਨੂੰ ਕੀ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ, ਅਤੇ ਤੁਹਾਡੀ ਇੰਡਸਟਰੀ ਮੁਤਾਬਕ ਅਗਲੇ ਸਵਾਲ ਪੁੱਛਦਾ ਹੈ: ਸਰਵਿਸ ਦੀ ਕਿਸਮ, ਪਤਾ, ਅਰਜੈਂਸੀ, ਸਮਾਂ-ਸੀਮਾ, ਵਾਪਸ ਕਾਲ ਲਈ ਪਸੰਦੀਦਾ ਸਮਾਂ। ਪਲੰਬਰ ਦਾ ਇਨਟੇਕ ਡੈਂਟਲ ਦਫ਼ਤਰ ਦੇ ਇਨਟੇਕ ਤੋਂ ਵੱਖਰਾ ਹੁੰਦਾ ਹੈ, ਅਤੇ ਏਆਈ ਹਰ ਇੱਕ ਮੁਤਾਬਕ ਢਲ ਜਾਂਦਾ ਹੈ।

• ਸਖ਼ਤ ਫ਼ੋਨ-ਮੀਨੂ ਦੀ ਥਾਂ ਕੁਦਰਤੀ ਬੋਲਚਾਲ ਸਮਝਦਾ ਹੈ
• ਇੰਡਸਟਰੀ ਮੁਤਾਬਕ ਇਨਟੇਕ ਸਵਾਲ ਆਪਣੇ-ਆਪ ਪੁੱਛਦਾ ਹੈ
• ਅਰਜੈਂਸੀ ਵਾਲੇ ਸ਼ਬਦ ਪਛਾਣ ਕੇ ਐਮਰਜੈਂਸੀਆਂ ਨੂੰ ਮਾਰਕ ਕਰਦਾ ਹੈ
• ਕਿਸੇ ਨੂੰ ਹੋਲਡ ਉੱਤੇ ਰੱਖੇ ਬਿਨਾਂ ਇੱਕੋ ਵੇਲੇ ਕਈ ਕਾਲਾਂ ਸੰਭਾਲਦਾ ਹੈ

ਕਦਮ 4: ਇਹ ਆਡੀਓ ਰਿਕਾਰਡਿੰਗ ਨਹੀਂ, ਤਰਤੀਬਵਾਰ ਜਾਣਕਾਰੀ ਨੋਟ ਕਰਦਾ ਹੈ

ਗੱਲਬਾਤ ਦੌਰਾਨ ਹੀ ਏਆਈ ਜ਼ਰੂਰੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਨੂੰ ਸਾਫ਼, ਤਰਤੀਬਵਾਰ ਖ਼ਾਨਿਆਂ ਵਿੱਚ ਕੱਢ ਲੈਂਦਾ ਹੈ: ਕਾਲਰ ਦਾ ਨਾਮ, ਫ਼ੋਨ ਨੰਬਰ, ਕਾਲ ਦਾ ਕਾਰਨ, ਲੋਕੇਸ਼ਨ ਅਤੇ ਅਰਜੈਂਸੀ। ਤੁਹਾਨੂੰ ਦੋ ਮਿੰਟ ਦੀ ਵੌਇਸਮੇਲ ਦੁਬਾਰਾ ਸੁਣ ਕੇ ਨੋਟਸ ਲੈਣ ਦੀ ਲੋੜ ਨਹੀਂ, ਜਾਣਕਾਰੀ ਪਹਿਲਾਂ ਹੀ ਤੁਹਾਡੇ ਲਈ ਤਰਤੀਬ ਵਿੱਚ ਹੁੰਦੀ ਹੈ।

ਕਦਮ 5: ਤੁਹਾਨੂੰ ਸਮਰੀ ਅਤੇ ਸਹੀ ਅਗਲਾ ਕਦਮ ਮਿਲਦਾ ਹੈ

ਕਾਲ ਖ਼ਤਮ ਹੁੰਦਿਆਂ ਹੀ ਕਰਨ ਵਾਲੇ ਕੰਮਾਂ ਸਮੇਤ ਇੱਕ ਤਰਤੀਬਵਾਰ ਸਮਰੀ ਤੁਹਾਡੇ ਟੈਕਸਟ ਅਤੇ ਈਮੇਲ ਵਿੱਚ ਆ ਜਾਂਦੀ ਹੈ। ਉੱਥੋਂ ਗੱਲਬਾਤ ਤੁਹਾਡੇ ਚੁਣੇ ਵਰਕਫਲੋ ਵਿੱਚ ਚਲੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ: ਵਾਪਸ ਕਾਲ ਦਾ ਟਾਸਕ, ਬੁਕਿੰਗ, ਡਿਸਪੈਚ, ਐਸਟੀਮੇਟ ਦੀ ਬੇਨਤੀ ਜਾਂ ਫਾਲੋ-ਅੱਪ। ਏਆਈ ਰਿਸੈਪਸ਼ਨਿਸਟ ਸਿਰਫ਼ ਆਂਸਰਿੰਗ ਮਸ਼ੀਨ ਨਹੀਂ, ਸਗੋਂ ਪੂਰੇ ਫਰੰਟ-ਡੈਸਕ ਵਰਕਫਲੋ ਦਾ ਪਹਿਲਾ ਦਰਵਾਜ਼ਾ ਹੈ।

ਇਹ ਵੌਇਸਮੇਲ ਅਤੇ ਆਂਸਰਿੰਗ ਸਰਵਿਸਾਂ ਤੋਂ ਵੱਖਰਾ ਕਿਉਂ ਹੈ

ਵੌਇਸਮੇਲ ਬੱਸ ਉਡੀਕ ਕਰਦੀ ਹੈ ਅਤੇ ਉਹ ~85% ਕਾਲਰ ਗੁਆ ਦਿੰਦੀ ਹੈ ਜੋ ਮੈਸੇਜ ਛੱਡੇ ਬਿਨਾਂ ਫ਼ੋਨ ਕੱਟ ਦਿੰਦੇ ਹਨ। ਰਵਾਇਤੀ ਆਂਸਰਿੰਗ ਸਰਵਿਸ ਪ੍ਰਤੀ-ਮਿੰਟ ਬਿਲਿੰਗ ਅਤੇ ਸੀਮਤ ਘੰਟਿਆਂ ਵਾਲੇ ਇਨਸਾਨੀ ਓਪਰੇਟਰ ਵਰਤਦੀ ਹੈ। ਏਆਈ ਰਿਸੈਪਸ਼ਨਿਸਟ ਦੋਵਾਂ ਦੀਆਂ ਖ਼ੂਬੀਆਂ ਜੋੜਦਾ ਹੈ: ਇਹ ਇਨਸਾਨ ਵਾਂਗ ਤੁਰੰਤ ਜਵਾਬ ਦਿੰਦਾ ਹੈ, ਸਾਫ਼ਟਵੇਅਰ ਵਾਂਗ ਤਰਤੀਬਵਾਰ ਡਾਟਾ ਨੋਟ ਕਰਦਾ ਹੈ, 24/7 ਚੱਲਦਾ ਹੈ, ਅਤੇ ਬਿਨਾਂ ਕਿਸੇ ਪ੍ਰਤੀ-ਮਿੰਟ ਚਾਰਜ ਦੇ ਫਲੈਟ ਮਹੀਨਾਵਾਰ ਕੀਮਤ ਉੱਤੇ ਮਿਲਦਾ ਹੈ।